Nguyễn Văn Khoa
Trung tâm Thông tin tư liệu KH&CN
Quản lý theo kết quả (Results Based Management) hay Hệ thống quản lý theo kết quả (Performance Management System) là một phương pháp hay một công cụ quản lý mang tính khoa học, đang được Tiểu dự án Áp dụng hệ thống quản lý theo kết quả (PMS) (thuộc Dự án hỗ trợ tiến trình Cải cách hành chính tại Dak Lak) tiến hành thí điểm tại các Sở: Xây dựng; Khoa học và Công nghệ; Tư pháp; Tài nguyên và Môi trường tỉnh Dak Lak (giai đoạn 2007-2008).
Việc áp dụng PMS trong công tác quản lý và chỉ đạo điều hành sẽ góp phần làm thay đổi phương pháp và phong cách làm việc của các cá nhân và tổ chức thực hiện. Quản lý theo kết quả là quản lý để “hoàn thành kết quả của công việc” hơn là quản lý để “hoàn thành công việc”. Hay nói cách khác, quản lý theo kết quả là hướng đến kết quả cuối cùng hơn là các kết quả trung gian. Để đạt được một kết quả nào đó chúng ta tiến hành các công việc (hành động). Trong thực tế, đôi lúc chúng ta hoàn thành công việc nhưng chưa hẳn đã đạt được kết quả như mong muốn. Chẳng hạn như lãnh đạo cơ quan mong muốn kết quả là có một Website đáp ứng yêu cầu thực tiễn và đã tiến hành thiết kế xây dựng, đưa vào hoạt động, thực chất đây chỉ là công việc, chưa phải là kết quả; trong khi kết quả phải là Website đó có cấu trúc, bố cục hợp lý; thông tin luôn được cập nhật đầy đủ, chính xác; thân thiện với người dùng... Như vậy, kết quả của một công việc sẽ hoàn toàn khác với nội dung của công việc đang thực hiện. Nhà quản lý cần xác định rõ hai phạm trù này để quản lý phải hướng theo kết quả và đánh giá sự thành công hay không phải qua tiêu chí kết quả, không dựa theo tiêu chí về khối lượng đã hoàn thành. Vì vậy, nếu áp dụng PMS, lãnh đạo đơn vị sẽ giao “kết quả” mong đợi cho các phòng, ban trực thuộc để họ phấn đấu thực hiện, còn “hành động” gì và sẽ làm như thế nào sẽ do các phòng, ban tự xây dựng. Việc đánh giá sẽ dựa theo mức độ hoàn thành kết quả, chứ không phải là thành tích vừa hoàn thành một khối lượng công việc.
Để đạt được theo đúng nghĩa của “kết quả”, điều trước tiên phải hoàn thành được “mục đích hay mục tiêu cuối cùng” đặt ra. Đôi lúc các nhà quản lý lẫn lộn giữa kết quả trung gian (thực ra chỉ là phương tiện) và kết quả cuối cùng (hay còn gọi là mục đích/mục tiêu cuối cùng cần đạt được), cho nên các hoạt động đặt ra lại chưa hướng đến kết quả cuối cùng, mà chỉ dừng lại ở kết quả trung gian. Nói cách khác, một tập hợp của nhiều “kết quả trung gian” cần và đủ mới có thể đóng góp và tác động vào việc hoàn thành “kết quả cuối cùng”. Do vậy, cụm từ “quản lý theo kết quả” ở đây muốn nhấn mạnh đến việc đạt được “kết quả cuối cùng” hơn là dừng lại ở các “kết quả trung gian” (hay là sản phẩm trung gian). Chẳng hạn như muốn nâng cao chất lượng cà phê nhân là mục tiêu cuối cùng, nếu chỉ tập trung giải quyết đơn lẽ từng “kết quả trung gian” như cải tạo giống hoặc thu hái đúng độ chín... thì vẫn chưa thể đạt được kết quả cuối cùng như mong muốn. Do vậy, cần phải hình dung một tập hợp đồng bộ các “kết quả trung gian” (giải pháp) cần và đủ để góp phần vào việc hoàn thành kết quả cuối cùng. Quản lý theo kết quả còn có thể hiểu là quản lý theo mục tiêu cuối cùng, sẽ giúp các nhà quản lý khi làm bất kỳ hoạt động nào cũng đều hướng đến mục đích cuối cùng (hay kết quả cuối cùng), chứ không bị chi phối bởi các “kết quả trung gian”. Nếu chưa đạt được kết quả thì nhà quản lý sẽ tiếp tục suy nghĩ và tìm ra các hoạt động và giải pháp trung gian khác phù hợp hơn, để tiếp tục hoàn thành cho được kết quả cuối cùng mới coi là “đạt được kết quả” theo đúng nghĩa.
Thông thường, để hoàn thành một mục tiêu cuối cùng nào đó là cả một quá trình, gồm xác định đầu vào, các hành động, các kết quả trung gian, các tác động, đầu ra (kết quả mong đợi) và giữa chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, được thể hiện bằng các đường đi và các nhánh nối kết lẫn nhau, đó là một sơ đồ hệ thống “khép kín”. Mỗi sản phẩm được tạo ra trong hệ thống đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Chính hệ thống này sẽ giúp cho chúng ta có được sự phân công vị trí và nhiệm vụ cụ thể của từng đối tác tham gia; giúp công tác giám sát và kiểm tra được thuận tiện; dễ dàng phát hiện và biết được tiến độ đang bị vướng ở chỗ nào hoặc bộ phận nào trong hệ thống, để tháo gỡ kịp thời. Nguyên tắc của tiến trình áp dụng PMS gồm 4 bước: Bước I: Hiện giờ chúng ta đang ở đâu? (Cây vấn đề); Bước II: Chúng ta mong muốn ở mức độ nào? (Mục tiêu); Chúng ta phải làm gì? (Sơ đồ đầu ra); Bước IV: Ai sẽ làm và nguồn lực phân bổ ra sao? (Kế hoạch hành động).
Việc xây dựng một “hệ thống” mà không hình dung đầy đủ các “sản phẩm trung gian” (hay các giải pháp) cần thực hiện, sẽ không thể nào hoàn thành dứt điểm mục tiêu cuối cùng. Chẳng hạn như để giải quyết mục tiêu “hạn chế ô nhiễm môi trường của thành phố”, cần phải đề ra một loạt các giải pháp (hay sản phẩm trung gian) mang tính đồng bộ. Để có thể xây dựng được một tập hợp các “sản phẩm trung gian” cần và đủ, đặc biệt là không thừa (đỡ lãng phí) cũng như không thiếu (đủ để hoàn thành mục tiêu), có một kỹ thuật sẽ hỗ trợ chúng ta trong quá trình thực hiện, được gọi là kỹ thuật xây dựng “Cây vấn đề” (Problem tree). Đây là một phần rất quan trọng khi áp dụng công cụ PMS. Nói nôm na cây vấn đề chính là sơ đồ biểu diễn mối quan hệ giữa các “nguyên nhân trọng yếu”, “nguyên nhân thứ yếu” và các hậu quả cần được tìm ra từ các tồn tại, liên quan đến mục tiêu cần giải quyết. Trong sơ đồ cây vấn đề, mục tiêu đặt ở “gốc cây”, các nhóm các nguyên nhân trọng yếu sẽ được biểu diễn phía trên gần gốc cây, các nguyên nhân thứ yếu được đặt phía trên nguyên nhân trọng yếu, và phía dưới gốc cây sẽ là vị trí các hậu quả có thể xảy ra (nếu không có biện pháp giải quyết kịp thời). Nguyên tắc đặt ra của PMS là phải giải quyết phần gốc (các nguyên nhân) chứ không chỉ giải quyết phần ngọn (các tồn tại). Do vậy, việc xây dựng sơ đồ các nguyên nhân và hậu quả từ mục tiêu đặt ra sẽ là cơ sở để đề xuất một tập hợp các nhiệm vụ và giải pháp (hay còn gọi là sản phẩm đầu ra) có trọng điểm, đồng bộ, qua đó triển khai thực hiện để hoàn thành mục tiêu cuối cùng đặt ra.
Sau khi hoàn thành sơ đồ cây vấn đề, một số nội dung tiếp theo sẽ được thực hiện như:
- Từ sơ đồ cây vấn đề, sẽ xây dựng một tập hợp các nhiệm vụ và giải pháp (hay sản phẩm đầu ra). Sau đó, chúng ta tiếp tục xây dựng mối quan hệ giữa các sản phẩm đầu ra và biểu diễn trên một sơ đồ theo thứ tự thời gian hoặc lộ trình thực hiện, việc nào cần làm trước, việc nào cần làm sau và được gọi là “Sơ đồ sản phẩm đầu ra”.
- Để biết được khi nào hoàn thành “kết quả cuối cùng” hoặc các “kết quả trung gian”, các chỉ số đo lường (performance indicators) thường được xây dựng, qua đó nhằm mục đích đo lường mức độ hoàn thành, gắn liền với mục tiêu đề ra. Tất cả các kết quả cuối cùng và kết quả trung gian đều sử dụng chỉ số đo lường kết quả để biết được khi nào kết quả đó hoàn thành và hoàn thành ở mức độ nào. Điều đó tránh việc đánh giá kết quả một cách chung chung, không có chỉ số đo lường để nhận biết, so sánh.
- Điều quan trọng của phương pháp này còn giải quyết sự phối hợp đa ngành, đa lĩnh vực (mục tiêu liên quan đến nhiều ngành), hay phát huy trí tuệ tập thể để hoàn thành mục tiêu cuối cùng. Cơ chế phối hợp giữa các ngành, đơn vị sẽ cải thiện nhiều hơn nhờ được cụ thể theo từng mục tiêu, trong đó trách nhiệm của mỗi thành viên được phân công hợp lý, đi kèm nhân lực và kinh phí (đầu vào). Mỗi ngành, đơn vị tham gia đều thống nhất một số chỉ số đo lường kết quả cuối cùng, được phân bố đầu vào và được đánh giá kết quả hoàn thành một cách rõ ràng. Đây chính là động lực để cơ chế phối hợp giữa các đơn vị được hiểu quả hơn.
- Điểm chú ý khi áp dụng PMS là tất cả các kết quả đầu ra đều có chỉ số đo lường và phải được kiểm tra bằng công cụ thử SMART – dùng để thử chất lượng của kết quả đầu ra, gồm 5 tiêu chí: Cụ thể, đo lường được, đạt được, hiện thực và thời gian.
- Báo cáo kết quả thực hiện gửi cho lãnh đạo có hình thức và nội dung không mô tả và liệt kê quá nhiều về số liệu hiện trạng (như cách quản lý thông thường hiện nay). Các số liệu về hiện trạng, các tiểu tiết trong hoạt động sẽ có tài liệu tham khảo riêng. Nội dung báo cáo chủ yếu đề cập đến kết quả của các chỉ số đã đạt được như thế nào và các kiến nghị đề xuất của đơn vị thực hiện. Theo cách này, lãnh đạo sẽ giảm bớt thời gian để đọc báo cáo, chỉ cần biết được mục tiêu được giao đã hoàn thành như thế nào và nếu có khó khăn, thì biết được đang bị vướng mắc chỗ nào để tập trung chỉ đạo tháo gỡ. Lãnh đạo sẽ dành thời gian ưu tiên cho việc vạch ra mục tiêu chiến lược.
- Việc dự trù kinh phí (kể cả nguồn nhân lực để thực hiện), chi tiêu và quyết toán cũng được thay đổi theo hướng “khoán đầu ra”, có nghĩa là kinh phí sẽ được phân bổ căn cứ theo sản phẩm (kết quả trung gian hay kết quả cuối cùng) được hoàn thành. Nói cách khác, đơn vị chịu trách nhiệm hoàn thành sản phẩm nào đó trong quy trình hệ thống PMS sẽ được nới rộng quyền tự chủ trong chi tiêu, trên cơ sở phải đạt được sản phẩm có chất lượng cao nhất.
Dựa trên “kết quả mong đợi” được cấp trên giao (thay vì giao cụ thể các công việc như trước đây), đơn vị sẽ tự xây dựng kế hoạch triển khai sao cho hiệu quả và thiết thực nhất để đạt được mục tiêu (kết quả) và báo cáo định kỳ phải trả lời về “kết quả” đã đạt được như thế nào. Mọi quyết định ban hành của lãnh đạo đều bám theo mục tiêu cuối cùng để ra quyết định.
Cứ đến mỗi quý một lần, sau khi đánh giá tình hình, đơn vị thực hiện kế hoạch có thể điều chỉnh các sản phẩm đầu ra hoặc các chương trình hành động sao cho linh hoạt, thay đổi kịp thời để hướng đến việc hoàn thành mục tiêu (hay kết quả cuối cùng), chứ không đợi đến lúc gần cuối kỳ mới điều chỉnh. Do xây dựng một lộ trình thực hiện trong một hệ thống khép kín, nên có thể linh động thay đổi một số hành động dự kiến sẽ thực hiện trong lộ trình để đạt được mục tiêu cuối cùng một cách tốt nhất.
Tóm lại:
- Hệ thống quản lý theo kết quả - PMS là công cụ quản lý mà dựa vào đó để xây dựng một hệ thống nhằm hỗ trợ công việc, giám sát và đánh giá việc thực hiện một kết quả mong đợi, qua đó biết được vướng mắc chỗ nào, kịp thời điều chỉnh các hoạt động chưa phù hợp nhằm mang lại hiệu quả cao hơn.
- Ứng dụng PMS chủ yếu giúp cho nhà quản lý biết được kết quả thực hiện một mục tiêu tổng thể và lâu dài, trong đó định rõ sẽ làm cái gì, làm bằng cách nào, làm khi nào và ai làm.
- PMS sẽ giúp chúng ta xây dựng một tập hợp các giải pháp đồng bộ và hiệu quả để thực hiện (mang tính hệ thống) trên cơ sở mục tiêu đề ra. Hệ thống các giải pháp (còn gọi là sản phẩm đầu ra) nhắm đến mục đích giải quyết dứt điểm các nguyên nhân, giải quyết tận gốc các tồn tại.
- Hệ thống PMS giải quyết tổng thể từ hành động đến mục tiêu cuối cùng, với yêu cầu là phải đạt được kết quả cuối cùng.
- Ứng dụng PMS sẽ giúp chúng ta tránh lãng phí nguồn lực nhờ xây dựng được một tập hợp các “sản phẩm trung gian” (giải pháp) cần và đủ; xác định mục tiêu đúng đồng thời có phương pháp thực hiện đúng; nâng cao hiệu quả trong công việc và hiệu quả sử dụng đồng vốn đầu tư.
(Nguồn: Tài liệu hội thảo - Tập huấn thuộc Tiểu dự án PMS tại tỉnh Dak Lak)